【会議編②】ちょっと役に立つかもしれない心構え

おはようございます！

・・・おはようございます？？笑

さっき起きました、すみません。

いやいや、そんなことはどうでもよくて、

今回は【会議編②】ということで、

《ファシリテーター》について話したいと思います！

《ファシリテーター》というと、少し小難しそうだなと感じる人も少なくないと思います。

要は、会議の進行役の事なのですが、

”進行役”と一言で片付けて良いものではありません。

というのも会議が成功するか失敗に終わるかは、

ファシリテーター次第といっても過言ではないからです！

今回は要点を3つにまとめてみました。

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①目的・ゴール設定

②会議の『場』創りと発言者のコントロール

③決定事項は明確に！

はい、「と」が付いている時点で３つじゃないじゃんというツッコミは受け付けません。

まずは①“目的・ゴールの設定”

「「そんなの当たり前じゃん！！」」

という、声が聞こえてきそうですが^^;

本当にできていますか？？

会議全体のゴールを設定する際は、その会議の目的に見合ったものになっているでしょうか？

またそのゴールは参加者全員の共通認識となっていますか？

さらに、全体の目的がしっかりしていても、

例えば”ブレスト”。

まだ出るかも、と引き延ばして時間だけを浪費してしまっていませんか？

また、会議時間に合った議題の量になっていますか？

参加者の分布を見て目的を明確にし、ゴールはしっかりと守りましょう！

次に②”会議の『場』創りと発言者のコントロール”です。

”場創り”というのは、参加者が発現しやすい場を作るという意味です。

例えば、会議の初めに

『会議は参加者全員の時間を使うとても貴重な場です。一人一人立場で見える景色（状況）が異なり、その景色の違いを伝えるだけでもとても有意義なことなのです』

というような、ことを伝えるだけでも、場が引き締まり参加者の心の負担が軽くなったりします。

この時大切なのは”口で伝える事”です！

恋愛だって口に出さないと伝わらない事ありますよね！会議も一緒です笑

次に、発言者のコントロールです。

やはり、人は一人一人違うので考えをすぐに発言したい人と自分の中でゆっくり考えてから発言したい人がいます。

ファシリテーターは、必ずしも全員の意見を拾う必要はありませんが、少なくとも話の内容に納得していなそうな人の意見だけは、引き出すように心がけましょう！

皆んなが正しいと思っていることだって間違っていることもあります。

３つ目！”決定事項は明確に！”

また少し自分の参加している会議などを思い浮かべてもらいたいのですが、会議の議事録の決定事項の欄に「〇〇にもっと力を入れる」とか「〇〇について改善する」「〇〇を進める」などが記載されていたら要注意です⚠️

決定事項は5W1Hを明確に決めるようにしましょう。

例えば、「〇〇について改善する」であれば、誰が・いつまでに・どのようにして、といったように簡易で構わないので具体的な行動計画までしっかりと決定し、参加者全員で共有しましょう。

前述したように、会議は参加者全員の貴重な時間を使って行われるものです。

３時間の会議で消費される時間は3時間ではなく、参加者が５人なら”15時間”もの時間を使っているという意識を常に忘れないで取り組みましょう！

あとがき

最後まで読んでいただきありがとうございました。

今回はお試しで割と事務的な内容で書いてみたのですが、「読みにくい」だったり「もっと考え方の方を知りたい」などありましたら是非コメントいただけると励みになります^^;

次回は、【日常編】～物事の判断について～

という少し自分の考え方を書かせていただく予定です！お楽しみにっ！